Het importeren van goederen brengt diverse kosten met zich mee, zoals invoerrechten, btw en transportkosten. Door slimme strategieën te hanteren, kun je deze kosten minimaliseren en efficiënter handelen. Hieronder vind je zeven uitgebreide tips om je importproces te optimaliseren en kosten te besparen.
1. Maak gebruik van handelsverdragen voor lagere invoerrechten
Veel landen hebben handelsverdragen met de Europese Unie, waardoor bepaalde producten tegen verlaagde of zelfs 0% invoerrechten geïmporteerd kunnen worden. Dit scheelt direct in de kosten, mits de goederen voldoen aan de oorsprongseisen.
Hoe werkt dit in de praktijk?
Een ondernemer die houten meubelen importeert uit Maleisië betaalt normaal 8% invoerrechten. Door te schakelen naar een leverancier in Canada, waarmee de EU een vrijhandelsovereenkomst heeft, worden deze invoerrechten volledig kwijtgescholden. Hierdoor wordt de kostprijs per eenheid direct lager.
Gebruik platforms zoals Access2Markets van de Europese Commissie om te zien welke tarieven en oorsprongseisen voor jouw producten gelden.
2. Profiteer van douaneregelingen
Er zijn verschillende douaneregelingen waarmee je invoerrechten en btw tijdelijk of volledig kunt vermijden:
- Actieve veredeling – Je importeert grondstoffen, bewerkt deze binnen de EU en exporteert het eindproduct zonder invoerrechten te betalen.
- Passieve veredeling – Je exporteert producten voor bewerking buiten de EU en voert ze later weer in, waarbij je alleen belasting betaalt over de toegevoegde waarde.
- Douane-entrepot – Goederen kunnen in opslag blijven zonder dat invoerrechten en btw direct worden geheven. Dit is ideaal voor bedrijven die producten internationaal verhandelen.
Praktijkvoorbeeld
Een modebedrijf importeert ongeverfde textiel uit Turkije en laat deze in Europa verven en stikken tot afgewerkte kledingstukken. Dankzij de regeling voor actieve veredeling betaalt het bedrijf geen invoerrechten over de ruwe materialen, wat de kosten aanzienlijk verlaagt.
3. Overweeg leveranciers binnen de EU
Door te importeren vanuit een EU-lidstaat vermijd je invoerrechten en complexe douaneprocedures. Dit kan de totale kostenstructuur aanzienlijk verbeteren.
Voordelen van binnen de EU inkopen:
- Geen invoerrechten – Goederen verplaatsen zich vrij binnen de interne markt.
- Snellere levertijden – Minder vertragingen door douaneformaliteiten.
- Eenvoudigere administratie – Geen douaneaangiften nodig.
Praktijkvoorbeeld
Een ondernemer die biologische zaden importeert, ontdekt dat zijn leverancier in India niet aan EU-certificeringen voldoet. Hij schakelt over naar een leverancier in Oostenrijk, waardoor hij niet alleen administratieve rompslomp voorkomt, maar ook de zekerheid heeft dat de zaden direct voldoen aan EU-normen.
4. Stel de betaling van btw bij invoer uit
Bij import uit niet-EU-landen ben je verplicht om btw te betalen op het moment van invoer. Met een artikel 23-vergunning kun je deze btw verleggen naar je reguliere btw-aangifte, waardoor je de btw pas betaalt wanneer je deze terugvordert.
Waarom is dit nuttig?
- Geen grote vooruitbetalingen – Je hoeft geen btw voor te schieten bij de douane.
- Betere cashflow – Het geld blijft beschikbaar voor andere investeringen.
Praktijkvoorbeeld
Een ondernemer importeert technische apparatuur uit Zuid-Korea. Zonder een artikel 23-vergunning moet hij bij de douane 21% btw betalen over de waarde van de goederen, wat een aanzienlijke som is. Door de btw-verlegging hoeft hij pas bij zijn periodieke aangifte af te rekenen, waardoor zijn liquiditeit behouden blijft.
5. Optimaliseer je transportkosten
Transportkosten kunnen een groot deel van je totale importkosten uitmaken. Door slimme keuzes te maken in logistiek en verzending, kun je flink besparen.
Kosten verlagen? Denk aan:
- Groepszendingen – Combineer kleinere bestellingen in één grote zending om volumekorting te krijgen.
- Alternatieve havens en routes – Soms zijn andere havens of luchthavens goedkoper dan de meest voor de hand liggende opties.
- Langere levertijden accepteren – Vervoer per schip is goedkoper dan luchtvracht, mits de doorlooptijd dit toelaat.
Praktijkvoorbeeld
Een importeur van elektronica die goederen uit China haalt, ontdekt dat verzending via de haven van Gdansk in Polen aanzienlijk goedkoper is dan via Rotterdam. De extra transittijd is beperkt, terwijl de besparing op vrachtkosten fors is.
6. Controleer producteisen en certificeringen
Voor veel producten gelden strikte veiligheids- en kwaliteitsnormen binnen de EU. Voordat je goederen importeert, is het essentieel om te controleren of ze voldoen aan de geldende wetgeving.
Enkele veelvoorkomende vereisten:
- CE-markering – Verplicht voor elektronica, speelgoed en medische apparatuur.
- REACH-regelgeving – Beperkt het gebruik van schadelijke chemische stoffen in producten.
- Voedselveiligheidseisen – Bij de import van levensmiddelen gelden strenge hygiënevoorschriften.
Praktijkvoorbeeld
Een bedrijf wil powerbanks importeren uit India. Na controle blijkt dat de batterijen niet voldoen aan de CE-normen, waardoor ze niet in de EU mogen worden verkocht. Door vooraf de vereisten te checken en een leverancier te zoeken die wél gecertificeerde producten aanbiedt, voorkomt het bedrijf vertragingen en extra kosten.
7. Automatiseer je importadministratie
Het bijhouden van douanedocumenten, facturen en certificeringen kan tijdrovend zijn. Door automatisering in te zetten, verminder je fouten en bespaar je tijd.
Wat kun je automatiseren?
- Douaneaangiften – Gebruik software om aangiften automatisch in te dienen.
- Facturatie en btw-afhandeling – Zorg dat btw-correcties automatisch worden verwerkt.
- Track & trace-systemen – Houd realtime inzicht in waar je zendingen zich bevinden.
Praktijkvoorbeeld
Een bedrijf dat regelmatig onderdelen importeert uit Japan, schakelt over op een digitaal douanesysteem. Hierdoor worden invoeraangiften automatisch verwerkt, wat zorgt voor snellere inklaring en minder administratieve rompslomp.
Slim besparen door strategisch importeren
Door gebruik te maken van handelsverdragen, douaneregelingen en geoptimaliseerde logistieke processen kun je de kosten van import aanzienlijk verlagen. Plan vooruit, check wetgeving en kies slimme routes om je importstrategie te optimaliseren.
Wil je meer weten over kostenbesparend importeren? Raadpleeg instanties zoals de Belastingdienst, Douane of een logistiek adviseur voor maatwerkadvies.
